Menu

Biznes Proseslər və İnformasiya Sistemləri

Şirkətlər, müəssisələr fəaliyyət göstərmək üçün təchizatçılar, müştərilər, işçilər, maliyyə və əlbəttə ki, onların məhsul və xidmətləri barədə müxtəlif informasiyalarla işləməyi bacarmalıdırlar. Bu informasiyalar müəssisənin səmərəli fəaliyyət göstərməsi və ümumi fəaliyyətinin artırımlası üçün daxili biznes proseslərin qurulmasında mütləq rol oynayırlar. 
Biznes proseslər bir məhsul və ya xidmət yaratmaq üçün bir-biri ilə sıx əlaqədə olan müxtəlif işlərin təşkili, koordinasiya edilməsi və yönəldilməsini ehtiva edir və bir məhsul və ya xidmət yaratmaq üçün tələb olunan fəaliyyətlərin məcmusudur.
Bəs biznes proseslər, informasiya sistemləri və informasiya texnologiyaları arasındakı əlaqə nədən ibarətdir?
Təbiidir ki, hər bir şirkət, müəssisə, daxildə mövcud olan proseslərin quruluşuna, mürəkkəbliyinə, proseslər arasındakı əlaqələrin xüsusiyyətlərinə görə bir-birindən fərqlənə bilir. Ancaq istənilən halda proseslərin əsas məqsədlərindən biri gərəkən informasiyanın qəbul edilməsi, emalı və növbəti icrası üçün digər prosses iştirakçılarına ötürülməsindən ibarətdir. Ötən əsrin əvvəllərindən başlayaraq, yeni texnologiyaların tətbiqi ilə informasiyanın qəbulu, emalı və ötürülməsi forması, sürəti də kəskin şəkildə dəyişməyə başlamışdır. Müasir komputerlərin kəşfi ilə bu prosses daha da sürətlənməklə yanaşı, informasiyanın ötürülmə yolları və eyni anda ötürülən informasiya sayı da kəskin şəkildə artmışdır. Bununla bərabər olaraq, informasiyanın həcmi də müəyyən Kbayt-dan Tbayt-a qədər artmışdır ki, bu da texnologiyaların daha da təkmilləşdirilməsinə, yaddaş həcmlərinin daha da artırılmasına zərurət yaradır.  
21-ci əsrdə biznes proseslər ilə informasiya sistemlərinin arasındakı əlaqə özü ayrıca bir araşdırma sahəsinə çevrilmişdir. Bəs nədir İnformasiya Sistemləri? Şirkətlərdə, müəssisələrdə biznes proseslər arasında informasiyanın ötürülməsi prosesinə İnformasiya Sistemləri deyilir. Bu proseslərin idarəedilməsi isə İnformasiya Sistemlərinin İdarəedilməsi (MİS) adlanır. Müəssisələrdə MİS-in tətbiqinin əsas məqsədi müəssisənin xərclərini azaltmaq, gəlirlərini isə artırmaqdır.

Həyatımızın heç bir sahəsini informasiya texnologiyasız təsəvvür edə bilməyəcəyimiz kimi, biznes proseslərini və ümumilikdə İnformasiya Sistemlərinin İdarəedilməsini də İnformasiya Texnologiyaları olmadan təsəvvür etmək mümkün deyil. 
Ümumiyyətlə, müəssisələrdə biznes proseslərin üç ən əsas iştirakçısı olur:

-    Maliyyə bölməsi
-    Biznesin İnkişafı bölməsi
-    Müştərilərlə Əlaqələrin İdarəedilməsi bölməsi

Əgər biznes proseslərə “musiqi ansamblı”, yuxarıdakı üç iştirakçını ansamblın üzvləri kimi qəbul etsək, bu ansamblın həm də bir “dirijora” ehtiyacı vardır. Müəssisələrdə bu rolu isə İT bölməsi həyata keçirir. Yəni, İT menecer “dirijor” kimi biznes proseslərinin əsas iştirakçılarını giriş məlumatları (inputs) ilə təmin edir. Bu baxımdan müəssisələrdə İT menecerin rolu çox böyükdür və biznes proses iştirakçılarının “beyinlərinin” idarəedilməsi üçün kifayət qədər nəzəri və praktik bilgilərə sahib olmalıdır. O həm biznes tərəfləri ilə danışa bilmək üçün biznes dilini, həm də texniki tərəflər ilə danışa bilmək üçün texniki dili bilməlidir.
İT bölməsi giriş məlumatlarını ayrı-ayrı hekayə kartı (storycard) şəklində təvir və izah edir. Bu hekayə kartları “ansambl” (proses) üzləri üçün “not dəftəri” rolunu oynayır.
 

Əməliyyatlar Giriş məlumatları
İstifadəçi sayta/mobil tətbiqə daxil olur Username
Password
Xidmətlər menyusundan İnternet paketləri seçir İnternet Paketlərinin siyahısı
Sistem sorğunu qəbul edir Mobil nömrə
Seçilən internet paketi
Ödəniş tapşırığı icra olunur Balans məlumatı
Məbləğ
Müştəriyə bildiriş göndərilir Mobil nömrə
Mətn

 

Biznes tələblərin toplanması

Uzun müddət fəaliyyət göstərən müəssisələrdə biznes proseslər də müxtəlif inkişaf mərhələrindən keçərək oturuşmuş, sistemləşdirilmiş bir forma alır. Adətən bu müəssisələr yeni tələblər ortaya çıxdıqda, tələbləri faktiki proseslərinə uyğunlaşdırırlar. Çünki sistemin işləmə şəkli bunu tələb edir. Ancaq iqtisadi, siyasi, sosial-ictimai faktorlar dəyişildikcə, bu müəssisələrdə də müəyyən proseslərin təkmilləşdirilməsinə, dəyişdirilməsinə, optimallaşdırılmasına ehtiyac yaranır. Təbii ki, yeni başlayan şirkətdə sıfırdan proseslərin qurulması ilə müəyyən müddət fəaliyyət göstərən şirkətdə biznes prosesin yenidən dizayn edilməsi eyni çəkidə deyildir. Ancaq istənilən halda biznes prosesi biznes tələbinə əsasən formalaşdırılır. Bu baxımdan biznes prosesi formalaşdıran şəxslərin həm xarici faktorlardan, həm də şirkət daxili faktorlardan kifayət qədər məlumatlı olması əsas şərtdir. Biznes mühitində bu şəxslər biznes analistlər adlandırılırlar və onlar biznes prosesləri tərtib etmək üçün şirkətdən tələbləri toplayan və bunun əsasında biznes prosesləri tərtib edən şəxslərdir. 
Biznes analistlər biznes prosesləri formalaşdırmaq üçün ilkin olaraq şirkətin tələblərini dinləyir, analiz edir. Ancaq burda bir nüansı diqqətdən qaçırmamaq lazımdır ki, çox hallarda şirkət prosesin son nöqtəsinin nə olmalı olduğunu bilir ancaq bu nöqtəyə gediləcək addımlar ilə bağlı çox da geniş təsəvvürə sahib olmurlar ki, bu da biznes analistlərin ən əsas çətinliklərindən biridir. Bu baxımdan biznes analist şirkətdən tələbi hansı şəkildə almağı, məlumatları toplamağı bacarmalıdır.
Yadda saxlamaq lazımdır ki, şirkət ilə aparılan bir neçə günlük müzakirələrdə qəbul edilən informasiyaların içində yalnız rəqəmlərlə ifadə edilmiş informasiya önəmlidir. Demək ki, qəbul edilən informasiya mütləq şəkildə filter edilməlidir. Rəqəmlər isə hesabatlar deməkdir. Yəni hər bir hesabat özündə rəqəmləri, statistik göstəriciləri ehtiva etdiyi üçün biznes analistin şirkət ilə müzakirəsini birbaşa hesabatlardan başlaması zəruridir. Nümunə kimi aşağıdakı hesabat sualları verilə bilər:

-    Şirkətinizə daxil olan zəng sayı aylıq nə qədərdir?
-    Bir zəngin emal edilməsi müddəti nə qədərdir?
-    Daxil olan zənglərdən neçəsi itirilir?

Biznes tələblər əsasında tapşırığın hazırlanması

Tapşırıqların yazılmasında əsasən iki şəxs biznes analist və prosesin arxitekturasını yazan sistem arxitektoru iştirak edir. Ancaq tapşırığın yazılması üçün biznes analist sadəcə şirkət ilə görüşlər etmir, o həmçinin prosesin qurulmasında iştirak edəcək digər komanda üzvləri ilə (əgər proses hər hansı proqram təminatının yazılması və tətbiqidirsə, o zaman proqramlaşdırma mütəxəssisləri, məlumat bazası mütəxəssisləri, şəbəkə mütəxəssisləri, platforma mütəxəssisləri və s.) mütləq görüşlər həyata keçirməli və hər bir komanda üzvünün təklif və iradlarını dinləməlidir. 
Proses zənciri ardıcıl olaraq bu şəkildədir: Xidmətlər -> Xidmətlər əsasında proseslər -> Proseslər əsasında fəaliyyətlər (activities) -> Fəaliyyətlər əsasında isə hekayə kartları (storycards) tərtib olunur. 
Tapşırığın yazılması üçün baza rolunu Biznes Model oynayır. Biznes Model özündə çətinlikləri, tələbləri, bu tələblərin qarşılanması üçün lazım olan xidmətləri, xidmətlərin hazırlanması üçün tələb olunan resursları, tərəfdaşları, gəlir, xərc qarşılmasını və digər prosesə gərəkli məlumatları sistemləşdirir. Biznes model bir növ xəritə rolunu oynayır. Beynəlxalq miqyasda müxtəlif Biznes Modelləri mövcuddur. Ancaq bunlardan ən geniş yayılanı Canvas Biznes Modelidir.

 


business-model

 

Tapşırığın hazırlanmasında ikinci əsas baza faktiki biznes prosesin vəziyyəti ilə xidmətin və ya məhsulun tətbiqindən sonrakı biznes prosesin vəziyyətinin qarşılaşdırılmasıdır. Ümumiyyətlə, tətbiq ediləcək, məhsul və ya xidmət şirkətə nə kimi fayda təmin edəcək, hansı müddətə?

Bu sualların da cavabları mütləq şəkildə rəqəmlərlə ifadə edilməlidir. Yəni şirkətdə mövcud problemlər zaman və pul şəklində təsvir olunmalıdır. Bunun üçün ilkin növbədə şirkətdə mövcud biznes prosesin fayda və zərərləri araşdırılmalı və hesabat şəklində hazırlanmalıdır. Şirkətdə xərclər biznes prosesdə iştirak edən bir işçinin prosesə sərf etdiyi zamanla işçinin 1 saatlıq məvacibinin hasili şəklində hesablanır.

Yəni, hər hansı bir işçi gündəlik müəyyən prosesin yerinə yetirilməsi üçün 5 saat vaxt sərf edirsə və həmin işçinin 1 saatlıq məvacibi təqribən 20 manatdırsa, bu artıq 1 işçi üçün 5x20=100 AZN xərc təşkil edir. Əgər prosesdə 5 işçi iştirak edirsə, bu 100x5=500 AZN olacaq. Demək ki, bir proses üzrə şirkətin bir günlük xərci 500 AZN təşkil edir. 

Bununla bərabər olaraq, şirkətin aylıq gəliri bu xərclərin qarşılanmasına, həmçinin mənfəətin təmin edilməsinə hesablanmalıdır. Bu baxımdan, tətbiq ediləcək yeni məhsul və ya xidmət şirkətdə ya xərcləri azaltmalıdır, ya gəliri artırmalıdır, ya da bunların hər ikisini.
Tətbiq ediləcək məhsul və ya xidmətin verəcəyi fayda da rəqəmlərlə ifadə edilməlidir. Yəni, əgər faktiki proses ilə əgər şirkətə bir günə 5 işçi və hər biri üçün 5 saat gərəkirsə, tətbiqdən sonra, bu prosesə lazım olacaq işçi sayı və zaman müddəti əsaslandırılmalı, şirkətin xərci və gəliri təyin olunmalıdır.
Nümunə kimi, Çağrı Mərkəzi Proqram Təminatı istifadə edən və etməyən eyni şirkəti müqayisə etmək olar. Proqram Təminatı olmadan, zəngin qəbulu, emalı, müraciətin yönləndirilməsi, izlənilməsi prosesləri şirkət üçün çox ciddi şəkildə zaman itkisidir. Zaman isə puldur. Proqram təminatı isə proseslər arasında zamanın kifayət qədər minimallaşdırılması ilə nəticələnəcək ki, bu həm zamana qənaətdir, həm də xərcə.

Layihə müddəti və dəyəri

Layihənin müddəti layihənin icrası üçün tələb olunan tapşırıqlara verilən təxmini icra müddətlərinin cəmi ilə müəyyən olunur. Misal üçün, layihə hər hansı proqram təminatının tətbiqini əhatə edirsə, bu layihənin müddəti, layihənin ilkin idarəedilməsindən, sənədlərin hazırlanmasından tutmuş, proqramlaşdırma mütəxəssislərinin proqram təminatını proqramlaşdırmasına, tətbiqinə qədər gərəkən bütün zaman müddətlərinin cəmini ifadə edir. 
Layihənin dəyəri isə layihəyə sərf olunacaq müddət ilə bu layihəyə cəlb ediləcək resurslara çəkiləcək xərclərin hasilinə əsasən təyin olunur. Xərclər iki hissədən ibarət olur: əməkhaqqı xərcləri və digər xərclər (avadanlıq, qida, nəqliyyat, sığorta və s.). 
Aşağıdakı cədvəldə layihə büdcəsinin hesablanması nümunə cədvəli ilə tanış olmaq olar.

budget-table
 

İstifadə edilən ədəbiyyat: 
Kenneth C. Laudon, Jane P.Laudon – “Management Information Systems”
Anar Rüstəmov – “19 Addıma Layihələndir və Proqramlaşdır”
Anar Rüstəmov – Təlim materialları

 

Məqalənin müəllifi: R. Əliyev