Müasir zamanda fəaliyyətindən asılı olmayaraq, istənilən peşəyə və sənətə sahib insanın effektivliyini və məhsuldarlığını müəyyən edən əsas amil - vaxtın idarə olunmasıdır. Uğurlu insanlar digərlərindən hansı cəhətlərinə görə seçilir? Belə insanlar aktivlik saatlarını planlaşdırır, iş yükünü və istirahəti bərabər paylamağı bacarır. Tələsmir və ya gecikmir, layihələri ən son anda başa vurmur, qiymətli dəqiqələri boş yerə sərf etmir. Bu da elə effektiv taym-menecment (time management) adlanır – yəni gün ərzində insanın vaxtı hər şeyə - həm işlərə, həm də istirahətə və dolğun həyata çatır. Bəs vaxtı necə düzgün idarə edək?
Taym-menecmentin əsas prinsipləri
Vaxt planlaması (və ya vaxtın menecmenti) ən vacib resursumuzu idarə etmək üçün ağıllı bir yanaşmadır. Qıraqdan çətin görünsə də, iş yerlərində və eləcə də şəxsi həyatda vaxtın idarə edilməsini aşağıda sadalanan əsas prinsiplərlə ifadə etmək olar.
Bütün işləri planlaşdırın
Məlumdur ki, fəaliyyətimizi prioritetlərə görə bölüşdürürük. Ancaq vaxtı düzgün idarə edə bilmək üçün yadda saxlamaq lazımdır ki, gün ərzində həll etdiyimiz bütün işlər vacibdir. Çünki bütün işlər bizdən müəyyən vaxt tələb edir. Ona görə də, bütün gününüzü planlaşdırın. Gün ərzində görüləcək bütün işləri planlamaqla, vaxtımızı səmərəli idarə etməyin əsaslarını qoya bilərik.
Məqsədlər düzgün və aydın olmalıdır
Qarşıya qoyduğumuz məqsədlər ümumi yox, konkret olmalıdır. Məsələn, “satışları artırmaq” yox, “satışları 30% artırmaq”. Bundan əlavə məqsədlər aktual, real vaxt ərzində əldə oluna bilən və ölçülə bilən olmalıdır. Məsələn, “öz sahəmdə ən yaxşı olmaq istəyirəm” yox, “bu il ərzində əsas rəqibimi keçmək istəyirəm” daha yaxşıdır.
İşləri prioritetlər üzrə bölüşdürmək
İşdə vaxtı düzgün idarə etmək, eləcə də şəxsi vaxtın təşkili nəyin ilk növbədə edilməli olduğunu başa düşməyi tələb edir. Düzdür, yuxarıda qeyd edildiyi kimi, gün ərzində görülən bütün işlər vacibdir, lakin bəziləri daha tez və cəld yerinə yetirilməlidir, bəziləri isə həll olunması üçün bizdən daha çox resurs tələb edir. Şəxsi və ya əmək effektivliyimizin əsasında işlərin düzgün prioritetləşdirilməsi dayanır. Məsələn, Eyzenxauer Matrisindən istifadə edərək, işləri aşağıdakı kimi bölüşdürə bilərik:
birinci dərəcəli təcili
birinci dərəcəli qeyri-təcili
ikinci dərəcəli təcili
ikinci dərəcəli qeyri-təcili
Tapşırıqlarda fokuslanmağı bacarmaq
Vaxtımızı necə idarə edəcəyimizi başa düşmək üçün ilk növbədə diqqəti toplamaq qabiliyyətinə yiyələnməliyik. Müəyyən bir tapşırığın və bütün əlaqəli fəaliyyətlərin planlaşdırılmasında məqsəq bizə eyni anda bir işi etməyə imkan verməkdir. Bu baxımdan vaxtımızı idarə etmək üçün iki addıma əməl etməliyik:
səlahiyyəti həvalə etmək (bizdən hər hansı iş məhz bizim məcburi iştirakımızı tələb etmirsə, o işi başqasına həvalə edə bilərik, özümüz isə başqa heç kimin həll edə bilməyəcəyi bir işlə məşğul ola bilərik);
“yox” deməyi öyrənin (əgər biz çatdırmayacığımıza görə və ya tələsik edəcəyimizə görə hər hansı işi keyfiyyətsiz icra edəcəyiksə, onda heç o işi öz üzərimizə götürməli deyilik.).
İstirahətin planlaşdırılması
İş vaxtımızı necə səmərəli idarə edəcəyimizi başa düşmək üçün şəxsi vaxtımızı necə idarə etməyi öyrənməliyik. İstirahət iş günü ərzində işlərimizi həll etmək üçün bizə güc verir. Amma istirahət təkcə sutkada 7-8 saat yuxudan ibarət deyil. Bu, həm də bizim hobbilərimizdir. Hobbimizi təxirə salına bilinməz bir iş kimi planlaşdırmalıyıq. Bu, şəxsi effektivliyin əsasını təşkil edir, çünki istirahət zamanı gündəlik işlərdən aralanmaq iş zamanı bizdən tələb olunan məhsuldarlığı artırır.
Vaxtın menecmenti üçün bir neçə metod mövcuddur.
Bunlardan bir neçəsinə baxaq.
90/30 dövri qayda
90/30 qaydasını bir çox məşhur insanlar istifadə edir. Bu metodda ideya ondan ibarətdir ki, cari tapşırıqları maksimum konsentrasiya ilə 90 dəqiqə ərzində həll edirik. Sonra yarım saat dincəlirik, sonra - yenidən bir saat yarım intensiv iş. Bu sadə prinsipdən istifadə edərək bir gündə xeyli işi çatdırmaq mümkündür.
10 dəqiqə qaydası
Təəccüblüdür ki, bu, iş günü üçün vaxtın idarə edilməsinin müasir nəzəriyyəsində ən effektiv qaydalardan biridir. Metod tamamilə sadədir - etməli olduğunuz işlər var, lakin onları etmək istəmirsiniz. Nə olursa olsun, zehninizi idarə etməyə çalışın. Özünüzə deyin: “On dəqiqə çox deyil, bu, problem deyil. Ona görə də bu məsələyə cəmi on dəqiqə sərf edəcəyəm.” Əmin olun, siz bu dəqiqələri səmərəli keçirəcəksiniz və yəqin ki, daha çox vaxt sərf edəcəksiniz. Yəqin ki, hətta istəmədiyiniz bir şeyi də edəcəksiniz. Sadəcə başlayın.
4D
Bu üsul tapşırıqların bir neçə kateqoriyaya bölünməsini nəzərdə tutur:
Do - et. Həvalə edilə bilməyən mühüm tapşırıqlar.
Delegate – həvalə et. Kiməsə həvalə edilə bilən işlər.
Delete - sil. Hazırda vacib və aktual sayılmayan işlər.
Delay - təxirə sal. Təcili yerinə yetirilməsi tələb olunmayan işlər.
“Qurbağaların yeyilməsi”
Bu yanaşmanı əfsanəvi Brayan Treysi icad edib, o, qurbağaları bizim heç həll etmək istəmədiyimiz problemlər adlandırıb. İdeya bundan ibarətdir ki, günün əvvəlində güclə də olsa, “qurbağanı yemək” lazımdır. “Qurbağanı yedikdən” sonra insanın sanki çiynindən ağır yük götürülür və eyni zamanda iki üstünlük əldə etmiş olur. O, vacib tapşırığı keyfiyyətli yerinə yetirdi (çünki bunu enerji ilə etdi) və o gün ərzində məhsuldar olmağa davam edəcək, çünki o, əla əhval-ruhiyyədədir (axı, qurbağa artıq yeyilib!).
Nəticə
“Taym-menecment” anlayışı özündə vaxt resurslarının səriştəli idarə edilməsini ehtiva edir. Görüləcək işlərinizin siyahısını elə indi hazırlayın. Müəyyən məqsədlərə çatmaq üçün neçə saat lazım olduğunu qeyd edin. Sadə işləri elə anındaca həyata keçirin, mürəkkəb olanlar üçün – gücünüzü və diqqətinizi toplayın və "qurbağanı yeyin".
Məqalənin müəllifi: G. Sultanova